Quando se fala em Terceiro Setor, a prestação de contas é uma das mais importantes diretrizes que, constantemente, precisam ser praticadas, de forma a priorizar a transparência nas organizações. Prestar contas compreende o conjunto de documentos e informações que são disponibilizadas por uma entidade, com o objetivo de deixar claro como são executados os seus projetos e ações. Não é apenas a comprovação de uma boa conduta profissional, mas também de uma regularização no que diz respeito aos recursos financeiros recebidos e da responsabilidade que lhe foi concedida, seja pela sociedade, pela iniciativa privada ou pelo poder público.

Tradicionalmente, a prestação de contas é feita mensalmente, semestralmente ou anualmente e é composta de: receitas e sua origem, despesas detalhadas, patrimônio líquido e bruto, total de ativos e passivos… Essas informações geram relatórios que são capazes de fornecer dados suficientes para que seja feita uma mensuração do verdadeiro impacto e do sucesso da organização. Elas também são responsáveis por estabelecer um relacionamento com os seus apoiadores, que conseguem monitorar para onde os seus recursos estão sendo destinados e quais os resultados estão sendo obtidos.

Por outro lado, a maneira mais tradicional de prestar contas pode implicar em algumas questões sensíveis, como por exemplo a perda de informações. Reunir dados de um ano inteiro geralmente é uma tarefa complicada e nem sempre possível de realizar por completo, já que o volume de informações é muito grande. Além disso, como os relatórios são feitos sempre no final dos projetos e/ou do ano, é necessário fazer uma mobilização especial apenas naquele momento, o que significa dizer muito mais trabalho para ser realizado de uma só vez. Mas então como realizar o processo de monitoramento de uma organização ou projeto de forma rápida, simples e efetiva?

Online!

Ao realizar o processo pela internet, não é necessário que uma equipe de monitoramento se desloque ao local de realização dos projetos, realidade que resulta na economia de recursos. Essa minimização de custos é acompanhada por uma dinamização dos processos, que passam a poder ser feitos diariamente, com uma ampla possibilidade de formatos, como vídeos, por exemplo. A possibilidade de fazer uploads mensais também acaba com a necessidade de elaboração de relatórios apenas no final dos projetos, o que torna o monitoramento um processo muito mais rápido e passível de acompanhamento. Além disso, a análise em tempo real das ações desenvolvidas possibilita novos rumos e tomadas de decisão (se assim necessário), antes mesmo que o projeto acabe, oportunidade essa que é impossibilitada pelo modo tradicional.

Confira como isso é possível pelo Prosas:

Todas essas possibilidades são realidade no Prosas, nossa plataforma online que oferece monitoramento completo aos patrocinadores de projetos sociais, por meio do cadastramento de metas e evidências. Para isso, no momento do cadastro do monitoramento, é necessário inserir suas informações básicas, como qual será o nome escolhido, uma breve descrição de como ele funcionará e o prazo que os empreendedores devem seguir.

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Além disso, outra possibilidade é o cadastro de metas padrão a serem seguidas nos projetos contemplados. Essas metas padrão deverão ser comprovadas pelos responsáveis pelas iniciativas por meio do cadastro das evidências. É preciso inserir informações como periodicidade, visibilidade e tipo. Ainda é possível determinar informações ainda mais específicas, como unidade de medida e valor da meta, que não precisam ser necessariamente financeiros. Importante ressaltar que as metas padrão se aplicam a todos os empreendedores, ou seja, elas são de cumprimento obrigatório por todos eles. Além delas, os responsáveis pelos projetos também poderão cadastrar as suas próprias metas.

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Por último, é possível inserir uma mensagem ou instrução para ser enviada no convite de cadastro do monitoramento. Todos os responsáveis pelos projetos a visualizarão. É preciso selecionar quais projetos ou empreendedores farão seus cadastros. Busque os contemplados por meio do nome informado no seu perfil ou pelo nome dado à iniciativa.

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Por fim, envie os convites! A partir deles, os empreendedores irão inserir as informações necessárias para que você possa acompanhar bem de perto tudo que acontece nos projetos apoiados. ;)

Quer conhecer mais como o Prosas pode te auxiliar no acompanhamento da aplicação de seu recurso?

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