De 3 meses a 3 semanas: SulAmérica e a otimização do seu investimento social

A SulAmérica é o maior grupo segurador independente do Brasil e um dos 30 maiores investidores com incentivos fiscais na área social no país. O ano era 2015 e o grupo lançaria então o seu sétimo edital para seleção de projetos sociais para investimento por meio dos incentivos fiscais do PRONON, PRONAS/PCD, Fundo do Idoso e Fundo para Infância e Adolescência.

Mesmo já figurando entre os maiores investidores sociais do Brasil, a empresa contava com uma equipe enxuta para cuidar do edital e recebia todas as inscrições por e-mail. Baixar todos os arquivos e organizar as informações recebidas em planilhas era um processo longo e trabalhoso. No total, o processo chegava a levar mais de 3 meses!

A combinação de um grande investimento – mais de R$ 22 milhões distribuídos nos anos anteriores – e uma equipe enxuta demandava atenção e foi aí que a SulAmérica descobriu o Prosas, uma solução para tornar mais eficiente esse processo de seleção de projetos para investimento social.

A decisão de adotar uma plataforma digital

A opção de usar o Prosas, uma plataforma digital então recém lançada, partiu de Tainá Braga, consultora de Sustentabilidade da SulAmérica e responsável pela condução do edital.

“A SulAmérica apostou no Prosas por ser uma iniciativa inovadora e nova no mercado. Para democratizar e dar mais transparência ao nosso processo, quisemos pensar em algo fora da caixa, que não só otimizasse o tempo, mas alcançasse resultados que dariam mais destaque a essa ação. Somado a isso, queríamos também criar escala para o nosso investimento social, e foi o que enxergamos como oportunidade na proposta do Prosas.”  Tainá Braga

Utilizar a ferramenta permitiu que houvesse melhoria do processo em diversas frentes:

sulamérica

Antes mesmo de iniciar a seleção dos projetos, a SulAmérica teve a oportunidade de sugerir melhorias na plataforma. A forma como as propostas eram exportadas num relatório em Excel foi uma das sugestões implementadas pela equipe do Prosas.

As vantagens de digitalizar o processo

Com a adoção do Prosas, a SulAmérica conseguiu reduzir o processo total de seu edital de 3 meses para 3 semanas. Foram duas semanas para que as instituições enviassem suas propostas e uma semana para avaliação por um comitê interno. Excluiu-se do processo a necessidade de consolidar todas as respostas num único arquivo, antes feita manualmente, e de conferir e-mail a e-mail se todos os documentos obrigatórios, necessários para a validação interna e pagamentos pelo financeiro, haviam sido enviados.

Mais do que tornar o processo mais eficiente, a SulAmérica conseguiu alcançar os seus objetivos principais já no primeiro ano da parceria com o Prosas:

• Ampliar o número de inscrições: foram 125 inscritos, o que representa um crescimento de 66% em relação ao edital anterior.

• Ampliar o número de inscritos fora do eixo RJ-SP: historicamente, a SulAmérica, uma empresa de atuação nacional e líder em seu mercado, recebia muitas inscrições de proponentes de RJ e SP. Com o edital no Prosas, além de receber mais inscritos, conseguiu receber projetos de vários estados brasileiros.

• Ampliar a transparência do processo de seleção e divulgação do apoio a projetos sociais por meio de incentivos fiscais.

A prosa que se tornou relacionamento estável

Com o resultado positivo da primeira experiência, a SulAmérica deu continuidade à parceria em 2016 – desta vez numa versão atualizada da plataforma, com novas funcionalidades e um novo visual.

Em 2016 o resultado ainda foi mais expressivo, nos fazendo perceber o valor de um dos diferenciais do Prosas: o efeito rede. No período de quase um ano de diferença entre um edital e outro, vários editais de outra empresas foram gerenciados pela plataforma e com isso a rede do Prosas passou de 1.330 para 12.249 usuários, um crescimento de 821%. Além disso, todas as entidades que se inscreveram no edital anterior já tinham seus perfis criados na plataforma e precisaram apenas preencher o novo questionário criado pela SulAmérica.

Devido a isso e à representatividade que o edital da SulAmérica ganhou no cenário nacional, as inscrições subiram para 212 propostas, uma ampliação de quase 70% frente ao ano anterior.

Desta vez, um dos objetivos parcialmente atingidos na edição anterior foi plenamente alcançado: pela primeira vez, foram enviadas propostas de todas as regiões do país.

Tainá Braga, responsável pelo processo de investimento social da SulAmérica, relata um pouco de sua experiência com a plataforma:

“Minha experiência com o Prosas foi ótima. Facilitou muito a organização do edital a apoio a projetos sociais da SulAmérica, dando agilidade ao processo, transparência e novas inscrições. Estão de parabéns pela plataforma.”

Confira na íntegra o depoimento de Tainá Braga:

O que vem por aí?

No segundo semestre de 2017, a SulAmérica irá lançar seu 9º edital, o 3º com o Prosas. O objetivo é novamente selecionar projetos via Fundo do Idoso, Fundo para Infância e Adolescência, PRONON e PRONAS/PCD.

A SulAmérica irá encontrar uma rede ainda maior – que já conta com mais de 23.000 usuários de todos os estados brasileiros. Encontrará ainda uma rede de Conselhos de Direitos e organizações que se cadastraram no Prosas para participar de outros editais nacionais, voltados para temáticas específicas. Esses novos usuários terão fácil acesso ao formulário da SulAmérica.

Além disso, a SulAmérica encontrará novas funcionalidades, como a possibilidade de definir um fluxo de etapas para avaliação e um site totalmente personalizável para o edital, além da possibilidade de monitorar a execução dos projetos aprovados pela plataforma. Com isso, será possível ajudar ainda mais a SulAmérica no seu compromisso de investir em iniciativas sociais no território nacional.

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