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No mundo corporativo, as práticas de doação e patrocínios vem crescendo ao longo dos últimos anos. E, mesmo as empresas que já possuem uma política de investimento social bem estruturada, muitas vezes, contam apenas com um colaborador ou equipes enxutas que exercem diversas funções e não raramente cuidam de outros temas, como Recursos Humanos, Comunicação, Sustentabilidade, Marketing etc. Costumamos dizer que a gestão das doações e patrocínios frequentemente são geridas por “EUquipes”.

Este post tem como objetivo ajudar tais equipes a serem mais produtivas, gastando menos tempo com o operacional e dedicando mais tempo para processos e assuntos estratégicos.

Como encontrar bons projetos para patrocinar? Por onde começar a procurar? Como organizar os pedidos de patrocínio e doação que chegam? Como gerir as diversas tarefas que se acumulam no seu dia a dia? Qual o jeito mais fácil de organizar as informações e criar um histórico sobre a execução dos projetos? Como comunicar o que está acontecendo nos projetos para colaboradores e acionistas? Essas são algumas perguntas que queremos te ajudar a responder!

Pensando nisso, separamos e compartilharmos com você ferramentas para facilitar o investimento social na empresa. (Infelizmente, em algumas empresas o acesso à algumas dessas ferramentas pode ser restrito por questões de segurança da informação. Sempre valide antes com a área responsável!)

Google Forms

Sabemos que as grandes empresas recebem diversos e-mails solicitando doações e patrocínios e quem cuida desses processos acaba se perdendo nessa enxurrada de pedidos – além de não conseguirem ou gastarem muito tempo organizando as informações sobre os projetos.

Criar um formulário online é uma ótima opção para gerir esse processo e padronizar a forma como as solicitações são recebidas. O Google Forms (ou Formulários Google) é um ferramenta fácil e gratuita que permite criar um formulário online. A ferramenta já conta com modelos padronizados de formulário que podem ser personalizados.

Além disso, os formulários possuem integração com as Planilhas Google. Ou seja, toda vez que alguém envia suas respostas ao formulário, as informações são salvas automaticamente em uma planilha online, o que permite fácil compartilhamento com outras pessoas da equipe.

Apesar de ser uma ferramenta fácil de mexer e gratuita, o Google Forms tem algumas limitações para uso com a finalidade de doação e patrocínios: não possui um painel de controle para avaliar e filtrar as propostas recebidas, além de não permitir a criação de formulários inteligentes, que habilitem por exemplo, com a atribuição de pontuações para determinadas respostas. Ele serve mais como um repositório de projetos, que permite a organização das informações numa planilha, mas que ainda devem ser analisadas integralmente de maneira manual.

Indicamos aqui o Google Forms por ser o instrumento de questionário mais conhecido, fácil de mexer e gratuito, mas existem diversas outras ferramentas para facilitar o investimento social por meio de formulário online pela internet com opções gratuitas e funcionalidades pagas, como Survey Monkey, Typeforms e Survio.

MailChimp

Se você precisa enviar e-mails em massa para agradecer as solicitações de patrocínio, comunicar o que sua empresa está fazendo na área social ou comunicar os resultados de um processo seletivo de projetos para uma base de contatos, ferramentas de envio de e-mails são ótimas aliadas nesse momento.

O MailChimp é uma dessas ferramentas para facilitar o investimento social que além de automatizar o processo, permite que você crie listas de e-mail segmentadas de acordo com o seu critério. Se você quer fazer relacionamento comunitário, por exemplo mostrando os resultados do investimento social numa região específica, talvez sua comunicação seja mais eficaz se direcionada para os stakeholders daquele território. Ou, se você quer se comunicar apenas com as organizações que já apoia, criar uma lista segmentada com elas vai facilitar o seu trabalho.

De fácil usabilidade, o MailChimp permite que você elabore, programe e segmente os disparos de e-mails para públicos do seu interesse. É possível utilizar uma versão gratuita da ferramenta, porém há limitação no número de destinatários e de disparos.

Buffer

Já que estamos no tema, é importante ressaltar que comunicação e divulgação são grandes parceiras do investimento social privado. Seja para atrair organizações e projetos interessantes ou para comunicar o que sua empresa está fazendo como investidora social, é preciso saber mostrar esse trabalho para seus públicos de interesse. E não dá mais para pensar em comunicação sem falar das redes sociais, né?

O Buffer é uma das ferramentas para facilitar o investimento social que permite o agendamento de postagens em redes sociais, rastrear o desempenho das publicações e gerenciar as suas contas. Para equipes pequenas, a programação de postagens pode ser uma mão na roda para que a divulgação pretendida seja realizada com sucesso.

Fácil de usar, a ferramenta suporta Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin e Google+, porém, na versão gratuita, só é permitido o uso de uma conta por vez, além de ter limite de agendamentos mensais.

Canva

Falamos de ferramentas de comunicação e divulgação nas duas últimas dicas, mas muitas vezes as equipes que cuidam do investimento social não contam com uma área parceira ou uma agência externa para desenvolvimento de peças gráficas.

Por isso, a nossa dica é o Canva, cujo mote é criar “design para tudo”. De maneira fácil e intuitiva, a ferramenta permite que você crie diferentes tipos de conteúdo visuais, podendo utilizar templates prontos ou começar uma arte do zero.

Na versão gratuita, você pode contar com banco de imagens, filtros, formas, ícones e fontes, porém essas categorias são limitadas em relação à versão paga.

Google Drive

Num processo como o de investimento social, que envolve repasse de recursos da empresa a organizações e pessoas físicas e até órgãos públicos, no caso de aporte em leis de incentivo, é importantíssimo que as empresas mantenham informações e documentos registrados e organizados.

Imagine que o jurídico ou a área de compliance da empresa solicite a cópia de um documento assinado por uma organização apoiada. Ou que uma auditoria externa queira examinar o processo de seleção de um edital. Ou ainda que o poder público exija algum comprovante para conceder o benefício de dedução, no caso de um incentivo fiscal. Se essas informações não estiverem bem organizadas e registradas num local seguro, é possível que você tenha retrabalho e até viva um sufoco para responder a essas demandas.

Por isso, utilizar plataformas que organizam e mantêm esses arquivos registrados é essencial. O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos 100% gratuito. Ele permite a criação e organização de pastas e o compartilhamento delas com diferentes pessoas. Além disso, como o armazenamento é feito na nuvem, os arquivos podem ser acessados a qualquer tempo, de qualquer lugar.

A única desvantagem é que o upload de arquivos e a organização das pastas precisam ser feitos de maneira manual. Por exemplo, se uma organização te enviou documentos por e-mail, você deve baixar e salvar no Google Drive, o que pode ser um problema quando se está lidando com um número grande de documentos e organizações.

Bancos públicos de projetos

Se a sua empresa pretende investir em leis de incentivo, como Rouanet, Lei do Esporte, Fundos da Infância e Adolescência e Fundo do Idoso, você possui alguns caminhos para encontrar projetos de maneira ativa. Alguns mecanismos de incentivo apresentam bancos de projetos públicos, nos quais é possível consultar projetos disponíveis para recebimento de recursos.

A mais conhecida das leis de incentivo, a Lei Rouanet, possui o Versalic. Nessa ferramenta gratuita, através da busca avançada, é possível buscar projetos por palavras-chave no nome, localização, área e segmento cultural. Você pode consultar informações sobre o escopo do projeto, status na lei e proponente.

A Lei Federal do Esporte também possui sua ferramenta pública de consulta de projetos. Ela permite a busca por localização, nome do projeto e manifestação desportiva.

Apesar de serem mecanismos federais, os Fundos do Idoso e da Infância e Adolescência são geridos nos níveis estaduais e municipais. Alguns, como o Fundo Municipal da Criança e do Adolescente de São Paulo e o Fundo Municipal do Idoso de Porto Alegre, possuem bancos públicos de projetos com fácil acesso online. Saber se o estado ou município de seu interesse tem um banco disponível, pode demandar uma pesquisa pela internet e até contato com o Conselho ou Secretaria responsável.

É importante ressaltar que nem sempre as informações estão facilmente disponíveis e organizadas para consulta e em muitos casos, como no próprio Versalic, há limitação na disponibilização das informações de contato dos proponentes. De qualquer maneira, é um caminho para encontrar informações iniciais, para na sequência aprofundar sua busca por outros meios.

ID Wall

O tema de Compliance tem sido cada vez mais abordado dentro das grandes empresas, inclusive para a área de doações e patrocínios (conforme artigo que já publicamos sobre esse assunto). Antes de repassar recursos para uma organização ou atrelar sua marca a uma iniciativa social, as empresas têm procurado conhecer mais a fundo a regularidade desses parceiros e seus dirigentes.

Ferramentas de background check, como o ID Wall, automatizam e facilitam esse processo. Verificar autenticidade de documentos enviados e consultar a situação de um RG ou CNPJ em mais de 200 fontes públicas e privadas são algumas das soluções disponibilizadas pela ferramenta. O ID Wall é uma startup brasileira que oferece solução rápida e fácil para realizar uma análise que demoraria dias e seria operacionalizada por várias pessoas.

Trata-se, no entanto, de um serviço pago (diferente de outras soluções aqui apresentadas).

E a nossa última dica, uma ferramenta que reúne características de várias das anteriores:

Prosas

Para finalizar, deixamos uma dica que reúne um pouco de cada uma das anteriores. O Prosas é uma plataforma que conecta investidores a empreendedores sociais, gerando valor compartilhado e impacto social. Com uma base de mais de 74 mil usuários de todo o Brasil e até de outros países, o Prosas visa facilitar a vida e rotina dos investidores sociais.

Se você precisa abrir um edital pontual ou mesmo ter um canal para receber pedidos de doação e patrocínio, no Prosas é possível criar formulários inteligentes até mesmo com pontuação automática para determinadas repostas. Além disso, como falamos de comunicação e divulgação, a ferramenta pode incluir pacotes de operacionalização da divulgação de seus editais ou resultados de doação e patrocínio, com opções de segmentação do público.

Também, com a ferramenta é possível acompanhar os projetos já apoiados pela sua empresa, com uma funcionalidade específica de monitoramento. E, para facilitar a vida do investidor social, fica tudo registrado e organizado na plataforma, sendo possível consultar a qualquer momento: documentos, recibos, fotos, vídeos, inscrições de projetos, processo de avaliação, notas, pareceres técnicos etc.

O Prosas também conta com a ferramenta ID Wall integrada, sendo possível extrair relatório, em poucos minutos, sobre a regularidade fiscal e jurídica da organização ou empreendedor social.

Além de tudo isso, se a sua empresa ainda prefere fazer apenas busca ativa de projetos por enquanto, o Prosas pode ser uma ótima ferramenta. Na plataforma, empreendedores sociais podem cadastrar seus projetos independente de editais. Assim, você pode buscar gratuitamente, com os diversos filtros disponíveis na ferramenta, projetos e organizações que sejam do seu interesse.

Esperamos que essas dicas e ferramentas ajudem a facilitar a sua rotina como investidor social. Caso queira ter um processo de seleção e monitoramento de projetos sociais otimizado, eficiente e simples, conheça mais sobre o Prosas! Nossa tecnologia foi desenvolvida com o intuito de tornar as etapas do Investimento Social mais fáceis e práticas. Clique aqui e confira todas as funcionalidades da nossa ferramenta!

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