Prosas ou Google Forms: qual escolher para a gestão de editais?

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A quantidade de papéis é infinita, as dificuldades na mobilidade para entrega de documentos presenciais são grandes e a equipe precisa se esforçar muito na operacionalização das ações. Como resultado, essa ainda é a realidade dos órgãos públicos que não digitalizaram a gestão de editais.

Diante desse cenário, a tecnologia se insere e ganha força, apoiando o gestor público em todas as etapas de um edital. Desde a criação e estruturação do formulário até a escolha dos projetos que receberão o aporte financeiro, passando pela gestão das propostas, a digitalização torna o processo mais ágil e eficiente.

Nesse contexto, a Prosas e o Google Forms se destacam como tecnologias amplamente utilizadas por organizações públicas para seleção de propostas em editais. Ambas otimizam o processo de seleção, que antes era feito por meio de formulários impressos e, agora, pode ser completamente digitalizado.

Mas, qual a diferença entre a Prosas e o Google Forms? 

Confira a seguir: o que são essas tecnologias, quais suas funcionalidades e como elas proporcionam eficiência para a gestão dos editais.

Conheça o Google Forms

O Google Forms é uma tecnologia para criação e gerenciamento de formulários, disponível gratuitamente para todos os usuários do Google. A plataforma é online e ideal para coletar informações de forma rápida e simples, mas sem muitas funcionalidades avançadas de gestão de processos de seleção, como os editais.

Como  o Google Forms funciona?

Por ser uma ferramenta digital e gratuita, o Google Forms é amplamente utilizado para coletar informações e opiniões das pessoas a respeito de um determinado tema. 

A tecnologia permite as seguintes funcionalidades:

• Diversidade nos tipos de perguntas: Resposta curta, parágrafo, múltipla escolha, caixas de seleção, lista suspensa, upload de arquivo, escala linear, grade de múltipla escolha, grade da caixa de seleção, data e horário.
• Customização: Possibilita a personalização do layout do formulário, incluindo temas, cores, fontes e imagens;
• Criação de Quizzes: Permite a criação quizzes, com pontuação automática, feedback instantâneo e opções de múltipla escolha;
• Feedback Automático: Fornece feedback imediato para as respostas corretas e incorretas;
• Colaboração em Tempo Real: Permite que múltiplas pessoas colaborem na criação de um formulário em tempo real;
• Visualização de Respostas: Oferece gráficos automáticos para visualizar rapidamente as respostas;
• Configurações Avançadas: Oferta cronômetros para quizzes, limite de tempo para submissão de respostas e lógica condicional para direcionar os usuários a perguntas específicas com base em suas respostas;
• Notificações: Fornece opções para receber notificações por e-mail sempre que alguém preencher o formulário;
• Exportação de Dados:Possibilita a exportação das respostas para análise em outras ferramentas, como planilhas ou softwares de análise de dados;

Conheça a tecnologia Prosas

Lançada em 2015 com o propósito de conectar os projetos que buscam financiamento às organizações públicas e privadas que apoiam projetos, a Prosas é uma plataforma robusta que oferece soluções completas para gestão de editais, e ainda contempla todas as etapas da gestão do fomento, com as ferramentas para seleção,  monitoramento das atividades, e prestação de contas dos projetos. 

Referência no Brasil, a Prosas possui uma rede com mais de 250 mil usuários espalhados por todos os estados brasileiros.

A Prosas é um Software como Serviço – SaaS, ou seja, para ter acesso ao sistema, é necessário realizar a contratação da empresa. Ao adquirir a licença da Prosas, a organização pública tem acesso imediato ao sistema, que está pronto para o uso, com toda infraestrutura em nuvem e não necessita de desenvolvimento customizado.

A tecnologia conta com equipe de suporte, que atendem as dúvidas e orientam sobre o uso da plataforma tanto para as organizações que promovem os editais, quanto para os proponentes que inscrevem seus projetos. 

Atualmente, diversas organizações públicas utilizam a Prosas para gerir os seus editais, como Funarte, Fundação Cultural Palmares, ABDI, Embratur, Fundação de Cultura de Manaus, Secretaria de Cultura do Maranhão, Fundação Catarinense de Cultura, Secretaria Municipal de Cultura e Economia Criativa de Maceió, Fundação Cultural da Bahia, Fundação Cultural do Mato Grosso do Sul e Secretaria do Audiovisual do Ministério da Cultura. 

Como a plataforma Prosas funciona?

A Prosas desenvolveu sua plataforma com o objetivo de facilitar o gerenciamento dos editais e, assim, tornar a experiência do usuário mais intuitiva e autônoma. Além disso, com ferramentas de seleção de projetos e prestação de contas, os gestores públicos conseguem acompanhar o proponente em todas as etapas do fomento. Ao mesmo tempo, armazenam as informações em nuvem, o que dispensa a necessidade de tecnologias complementares.

A tecnologia possui as seguintes funcionalidades:

• Formulário personalizado para cada edital lançado;
• Diversidade de perguntas: Texto, múltipla escolha, caixa de seleção, lista suspensa, data, CPF/CNPJ, telefone, moeda, upload de arquivo e resposta aberta;
• Importação de formulários já criados pelo patrocinador;
• Painel gerencial do edital para gestão completa do processo, sem necessidade de exportação;
• Filtros avançados, incluindo busca por múltipla escolha;
• Exportação de dados em PDF e planilha XLS;
• Diligências, permitindo ajustes nas propostas durante a avaliação;
• Recurso, com abertura, deferimento e atualização de avaliação na plataforma;
• Processo avaliativo, com pareceristas atribuindo notas conforme critérios definidos;
• Personalização de notas em números inteiros ou decimais;
• Inclusão de novas perguntas pelo patrocinador durante a seleção, permitindo edição pontual pelo proponente;
• Divulgação de resultados, com aprovação/reprovação em massa e comunicação aos proponentes;
• Mensagem padrão enviada aos projetos aprovados;
• Ações em massa, como envio de diligências e alteração de etapas;
• Definição de datas de publicação, encerramento e prorrogação das inscrições. Após o prazo, novas inscrições não são permitidas.

Diferenças e semelhanças entre as tecnologias

Organizações públicas utilizam as tecnologias Prosas e Google Forms para selecionar projetos em editais, mas cada uma oferece funcionalidades e entregas diferentes.

Entre as semelhanças das tecnologias estão:

• Layouts Prontos: Oferecem diversos tipos de layout prontos para facilitar a criação de formulários;
• Tipos de Perguntas: Disponibilizam vários tipos de perguntas, como múltipla escolha, caixa de seleção, lista suspensa, respostas curtas, entre outros;
• Compartilhamento Fácil: Facilitam o compartilhamento dos formulários, que podem ser compartilhados via links e e-mail, ou incorporados em sites;
• Acesso e Permissões: Permitem o controle sobre quem pode acessar e editar o formulário;
• Campos obrigatórios: Ofertam opções de configuração de perguntas como obrigatórias para garantir que os participantes respondam antes de enviar o formulário.

No entanto, o Google Forms pode ser comparado somente ao formulário da Prosas, mas a gestão do processo de seleção, análise e registro do histórico requer o uso de ferramentas externas para a gestão dessas informações. 

As principais diferenças entre as tecnologias são:

Google Forms: 

• Oferece mais flexibilidade em termos de personalização de formulários e integração com outras ferramentas do Google Workspace. É ideal para tarefas que envolvam a coleta de dados simples e rápida;
• Por ser uma ferramenta mais generalista para coleta de dados, não tem funcionalidades específicas para a gestão completa do edital;
• Não oferece suporte específico para os usuários;

Prosas: 

• Especializada em conectar proponentes e patrocinadores, ela fornece ferramentas que suportam todo o ciclo de vida de um projeto, desde a inscrição em editais até a análise dos resultados;
• Embora menos flexível em termos de personalização de formulários, é uma solução muito mais completa para o contexto de gestão de editais, oferecendo integrações e ferramentas específicas que são essenciais para cada etapa do chamamento;
• Desenvolvida especificamente para a gestão de editais, não adaptada para esse processo, como é o caso do Google Forms;
• Além de suas funcionalidades principais, a Prosas oferece treinamentos voltados para gestores e proponentes, ajudando-os a navegar pelo processo de chamamento.
• Permite convidar membros da equipe e pareceristas para gerenciar o edital, conforme os níveis de permissão;
• Configuração da avaliação como atribuição de notas e pesos às perguntas e critérios;
• Possibilita que cada edital tenha um site de apresentação único, com todas as informações necessárias para participação.

Confira o quadro comparativo entre as duas tecnologias:

A escolha da tecnologia mais adequada para o edital da sua organização dependerá, antes de tudo, das suas necessidades. Por exemplo, caso você precise apenas criar um formulário para uma coleta de dados simples, como uma pesquisa de satisfação, então a melhor opção é o Google Forms.

Mas, se você necessita de uma estrutura maior para gerir todas as etapas dos editais, com alto volume de propostas, como na Política Nacional Aldir Blanc (PNAB), então a Prosas terá uma entrega superior. 

Quer otimizar a gestão dos editais da sua organização? Acesse a plataforma Prosas e solicite uma demonstração da tecnologia.