O monitoramento de projetos sociais diz respeito ao acompanhamento da execução das inciativas apoiadas por organizações ou empresas. Ele tem como objetivo obter informações, coletar dados, ter evidências das ações realizadas e verificar se os atores sociais estão desempenhando suas atividades conforme foi determinado no projeto.

O monitoramento varia de acordo com as diretrizes e objetivos de cada patrocinador e é fundamental para garantir transparência aos processos de investimento de recursos.

Além de assegurar a possibilidade de acompanhar os resultados dos investimentos realizados e seu impacto na sociedade, o monitoramento também é uma forma das empresas promoverem um melhor relacionamento com os empreendedores sociais e executores dos projetos apoiados.

Neste artigo, vamos trazer algumas dicas sobre como realizar o monitoramento dos projetos apoiados pela sua empresa e ainda traremos uma solução tecnológica para otimizar esse processo.

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Como estruturar o monitoramento dos projetos

Muitas empresas têm dificuldade em estruturar seu monitoramento, mas há alguns passos que podem servir de base para o sucesso do processo.

Independente de qual seja o objetivo, antes de realizar o acompanhamento da execução dos projetos, é fundamental que haja planejamento. Com ele em mãos, os riscos e dúvidas podem ser mitigados e solucionados ainda durante a execução dos projetos, além de ser fundamental para alinhar as expectativas e validar o processo que será seguido.

Durante o planejamento são definidos os seguintes itens:

• Metodologia: é a forma esquematizada (método, regras, premissas) definida pela equipe gestora que será usada para o acompanhamento e avaliação dos projetos de forma homogênea e sistemática.
• Cronograma – responsável por definir data de início e fim para realização de cada atividade para acompanhar se a execução dos projetos está acontecendo dentro do prazo definido, além dos momentos em que tais ações serão reportadas ao patrocinador.
• Plano de trabalho – traça o fluxo de realização das atividades do monitoramento e como serão executadas pela equipe gestora.
• Indicadores – são índices que permitem acompanhar e avaliar o avanço e resultados dos projetos. É por meio deles que se pode acompanhar o cumprimento e evolução das metas, se os objetivos de um projeto foram alcançados e se a “mudança social” desejada pela organização está sendo de fato alcançada.
• Metas: orienta os indicadores da performance da execução dos projetos e define pontos de chegada que a equipe deseja alcançar. As metas podem ser qualitativas e quantitativas, sendo ambas importantes para a avaliação dos resultados atingidos. Há ainda as “metas padrão”, que podem ser atribuídas para todos os projetos sem a necessidade de analisar as particularidades de cada iniciativa, e as “metas específicas”, que considerarem as ações próprias de cada projeto, com ação, público e quantidades bem definidas.

Pontos para ter atenção ao executar o monitoramento

Depois do planejamento, é necessário avaliar se o que foi proposto está alinhado aos objetivos da sua empresa com o monitoramento. Isso garante que, ao fim do processo, você obtenha os resultados desejados com a execução dos projetos.

O sucesso do monitoramento depende também do empenho dos empreendedores sociais ou executores dos projetos e, para isso acontecer, é necessário se certificar se eles sabem como acompanhar a execução das atividades, como produzir evidências e se estão aptos a executar a prestação de contas.

Algumas metas podem exigir a apresentação de documentos ou a realização de tarefas com os quais o empreendedor ainda não teve muito contato. Por isso, disponibilizar alguns modelos editáveis, manuais de auxílio ou tutoriais sobre como realizar algumas das exigências do seu processo de monitoramento são importantes.

A sua empresa pode investir também em ações de capacitação e treinamento dos empreendedores para repasse de orientações. Isso melhora relacionamento com os stakeholders, desenvolve as organizações apoiadas e ainda garante uma melhor execução dos projetos monitorados.

O planejamento inclui também identificar riscos na execução dos projetos e elaborar um plano de ação para contorná-los, ou seja, estratégias de intervenção para contornar o(s) problema(s) identificado(s). Isso garante que, por mais que problemas surjam durante a execução dos projetos, a sua equipe estará preparada para lidar com eles.

Prestação de contas do monitoramento

Produzir relatórios com os resultados para relatar o acompanhamento do processo, com os avanços na execução dos projetos e registro de impressões e avaliações, é fundamental para sua empresa.

Assim é possível ter documentado a análise da evolução da carteira de projetos; o perfil dos empreendedores apoiados; as atividades realizadas; uma descrição sobre como foi estruturado e executado o monitoramento; os resultados agregados e a análise do processo.

Isso contribui para a sistematização e consolidação das políticas e dos processos de monitoramento da sua organização, que podem ser replicados no futuro.

Como a tecnologia pode otimizar o monitoramento dos projetos apoiados

Muitos investidores sociais identificam que ainda têm dúvidas e dificuldades para planejar e executar o monitoramento dos projetos sociais apoiados, mas a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse momento. A Prosas é uma solução desenvolvida especificamente para a seleção e monitoramento de projetos sociais, de forma totalmente online e digital.

A nossa Ferramenta de Monitoramento possibilita o acompanhamento de metas e indicadores de projetos selecionados pela própria plataforma ou já apoiados, contato direto com os empreendedores sociais e ainda o acesso a relatórios instantâneos sobre as iniciativas.

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