Confira os impactos da inovação nos processos de seleção dos editais da Funarte

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Fundada em 1975 com o propósito de fomentar e promover a produção e difusão das artes e da cultura no Brasil, a Fundação Nacional das Artes (Funarte) atua nas áreas das artes cênicas (teatro, circo e dança), artes visuais, música e artes integradas (cinema e vídeo, fotografia e mais áreas correlatas).

Com sede administrativa no Rio de Janeiro, a Funarte conta ainda com unidades em São Paulo, Minas Gerais e Brasília que juntas administram os espaços da Fundação espalhados pelo país, que promovem eventos e atividades artísticas de grupos e coletivos de artistas e projetos culturais.

A Funarte atua principalmente por meio de chamadas públicas e editais de ocupação dos seus espaços, eventos para produção e circulação de espetáculos e apresentações artísticas, assim como na promoção de programas de capacitação e formação para as mais variadas camadas da cadeia produtiva cultural.

Problemas enfrentados na gestão dos Editais

Ao longo de quase 50 anos de história, a Fundação promoveu longos processos de seleção para concessão de seus espaços e de recursos para projetos culturais. Com tanta bagagem vieram também alguns problemas que impactaram diretamente no funcionamento da instituição.

O primeiro problema enfrentando pela Funarte é o mesmo de muitas instituições públicas: inscrições em papel. Assim como acontece nos processos de muitas chamadas públicas, as propostas dos projetos culturais da Funarte eram enviadas por serviços de correspondência, em várias vias. O resultado eram pilhas de papel para receber, organizar, distribuir para os pareceristas, avaliar e depois descartar.

Sharine Machado, coordenadora da Funarte São Paulo que lida diretamente com os processos de seleção, conta que não era fácil lidar com a grande quantidade de papel.

“Se em São Paulo a gente já recebia uma grande quantidade de papel, imagina nacionalmente. Os projetos eram enviados em três vias cada. Imagina, se a gente tinha 300 inscrições, eram 900 projetos em papel. Dava um trabalho considerável.”

Fabiano Carneiro, coordenador de Dança da Funarte no Rio de Janeiro, diz que por lá a situação não era diferente.

“Era uma questão delicada do ponto de vista da avaliação dos projetos, porque a gente tinha que abrir cada uma das propostas e fazer uma avaliação. Também não era muito ecológico. A gente ficava à mercê dos serviços de correspondência, que muitas vezes entravam em greve, o que acabava dificultando a continuidade dos editais. Era uma dificuldade também levantar indicadores sobre os editais, como números de projetos por região brasileira, perfil dos selecionados e etc.”

Uma das tentativas de lidar com o alto volume de papel foi por meio de formulários online gratuitos. Entretanto, como a própria Sharine relata, as expectativas não foram supridas pelas ferramentas utilizadas. Segundo ela, com os formulários online os processos de recebimento e análise dos editais foram simplificados, mas ainda não era o ideal.

“Não eram formulários próprios pra isso. Não tinha a questão da extração de dados, não tinha como marcar quais projetos foram selecionados e quais mudaram de fase. Além de não ser profissional, no sentido de não ser uma ferramenta criada especificamente para esse tipo de trabalho.”

Do outro estado, no Rio de Janeiro, Fabiano Carneiro, diz que as coisas não aconteceram de forma diferente por lá. A tentativa de usar uma ferramenta gratuita de formulários trouxe alguns problemas sérios para o processo de seleção.

“Tivemos uma experiência negativa ao utilizar uma plataforma gratuita, que faltando uma semana pra terminar as inscrições simplesmente sumiu com os projetos.”

A resolução do problema rendeu horas de tentativas de contato com a empresa responsável pelo site e ainda houve a necessidade de prorrogar os prazos de inscrição para que os candidatos não fossem prejudicados.

Fabiano conta que uma alternativa para a ferramenta externa foi o uso de uma plataforma institucional da própria Funarte. Entretanto, o servidor não suportava a quantidade de propostas recebidas, principalmente aos fins de semana próximos do fechamento de inscrições.

Os caminhos para um processo de seleção otimizado

Em 2019, depois de lidar com onerosos processos de seleção, a Funarte teve sua primeira experiência com a tecnologia da Prosas. O contato com a plataforma foi fruto de uma experiência positiva que Fabiano Carneiro teve com a nossa ferramenta de seleção como avaliador de um edital de outra instituição.

“A partir dessa experiência eu consegui dar um relato da importância de termos uma plataforma institucional para a Funarte. Nós tivemos também relatos de pareceristas que já haviam trabalhado em nossas comissões de seleção sobre como foi significativo esse avanço de termos uma plataforma como a Prosas.”

Desde então a Funarte vem utilizando a Prosas para gerir seus editais.

De imediato, os problemas com recebimentos de inscrições via papel foram solucionados, já que a Prosas é uma ferramenta 100% digital, que permite o recebimento de inscrições a qualquer momento.

A outra queixa apresentada pela equipe da Funarte, relacionada a perda de inscrições depois do uso de uma ferramenta de formulários digital, também entrou para o passado da Fundação, uma vez que os dados dos proponentes e das propostas ficam armazenadas em nuvem na Prosas, de forma segura e de fácil acesso.

A custosa tentativa de contato com equipe responsável pela ferramenta gratuita utilizada antes da nossa tecnologia também foi substituída pela possibilidade de acesso a Equipe de Suporte da Prosas, disponível para solução de dúvidas, conversas e para reportar eventuais problemas com o site.

A adaptação da equipe da Fundação com Prosas também foi tranquila, segundo Dulce Miranda, colaboradora da coordenação de Dança da Funarte, que disse ter conseguido utilizar a plataforma de forma fácil.

“Achei, de forma geral, a plataforma muito inteligente, muito intuitiva, tudo bem organizado.”

Dulce também ressaltou de forma positiva a possibilidade de acesso aos dados das inscrições, assim como a conexão simultânea da equipe responsável pela gestão dos editais. Esse também foi um dos pontos de destaque apresentados por Fabiano Carneiro.

“É muito importante que a gente consiga extrair dados dos editais para que a partir daí a gente construa políticas públicas para serem implementados pela Fundação. A Prosas fez com que a gente pudesse publicizar os editais e ainda temos um acompanhamento online durante toda a execução do processo: da inscrição dos projetos até a execução”

Por mais que problemas surgissem ao longo da experiência com o uso da Prosas, Dulce disse ter gostado do empenho da equipe para solucioná-los.

“Muita coisa que a gente reportou ao longo do período de habilitação dos projetos já foi resolvida ali mesmo. Algumas vezes a gente não entendia como fazer algumas coisas de forma mais objetiva, mas o suporte da Prosas deu diversas orientações. Ao longo de um curto período de atendimento com minha equipe tivemos umas 3 reuniões de suporte e fomos atendidos calmamente, com explicação sobre detalhes, os atalhos e etc.”

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Resultados de uma gestão de editais eficiente

Desde que a Funarte passou a integrar a carteira de parceiros da Prosas, foram 18 editais promovidos, nas diversas áreas e segmentos.

Clique aqui e confira os Editais da Funarte na Prosas!

O número de propostas recebidas tem crescido, o que, segundo Fabiano, bate os 30% de aumento nos projetos inscritos em apenas uma edição de um edital promovido pela Fundação.

Foram 12.607 inscrições durante os 3 anos de presença da Funarte na Prosas. Desse total, foram 2.536 projetos selecionados.

A Funarte inclusive marcou a história da Prosas com o Edital que registrou o maior número de inscrições: o Prêmio Funarte RespirArte, com 8.697 propostas recebidas. Lançado em 2020, a premiação garantiu a distribuição de R$ 4 milhões para 1.600 projetos de artes visuais, dança, teatro, circo, música e artes integradas. Durante as inscrições a página do Edital recebeu milhares de acessos, ultrapassando a marca das 66 mil visualizações.

Os resultados positivos também estão presentes nos relatos das experiências dos colaboradores:

“Facilitou 100%. Só de não ter que receber aquela a quantidade de papel pra ter que separar e analisar. Principalmente agora que a gente está em trabalho remoto. Facilitou a leitura e análise de projetos, a extração dos dados. Fica muito mais fácil de lidar com as informações e produzir os relatórios, verificar quantas pessoas se inscreveram, de quais regiões elas são, quais linguagens.” – Sharine Machado

Sharine também conta que a plataforma foi fundamental para a continuidade dos editais durante a pandemia:

“Como a gente esteve a maior parte do tempo em trabalho remoto durante a pandemia, se não tivesse um sistema como a Prosas a gente não ia conseguir fazer Edital. No Edital Arte em Toda Parte a gente tinha jurados em várias regiões do Brasil e a gente conseguia lidar bem com isso por causa do sistema.”

Os benefícios da parceria entre Funarte e Prosas refletiram não somente nos feedbacks da equipe da Fundação, mas em todo mundo envolvido nos processos de seleção: