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A Fundação de Patrimônio Histórico e Artístico de Pernambuco (Fundarpe) é o órgão executor da Política Cultural do Estado de Pernambuco, em todas as suas dimensões e expressões. Ela gerencia o Funcultura, um dos maiores fundos de aporte direto do Brasil e o principal mecanismo de fomento à cultura no Estado.

O Funcultura garante, em média, o financiamento de 450 projetos culturais por ano por meio de quatro grandes editais: Audiovisual, Geral, Música e Microprojeto Cultural. Com um orçamento de cerca de R$ 32 milhões por ano, são apoiados projetos culturais independentes de Artes Integradas, Artes Plásticas, Artes Gráficas e Congêneres (Artes Visuais), Artesanato, Audiovisual, Circo, Cultura Popular e Tradicional, Dança, Design e Moda, Gastronomia, Literatura, Música, Ópera, Patrimônio e Teatro.

O Fundo nasceu em 2003 com um orçamento de R$ 3 milhões e cresceu significativamente com o passar dos anos, contando hoje com um aporte 10 vezes maior. Por outro lado, alguns processos também precisavam evoluir para otimizar a gestão e a rotina da Fundação.

Problemas enfrentados na gestão de editais

A expansão dos recursos do fundo, mesmo que inegavelmente positiva, provocou alguns dos problemas enfrentados pela Fundarpe, principalmente, com relação à gestão dos editais responsáveis pela seleção das centenas dos projetos culturais financiados pelo Funcultura.

A seguir, vamos te mostrar quais são esses problemas, como eles impactam na cultura do Estado e qual a solução possível.

  1. Dificuldade de acesso à inscrição nos editais: 

Os editais gerenciados pelo Funcultura, até 2020, recebiam inscrições pelos correios ou por pacotes entregues pessoalmente na Sede da Fundarpe em Pernambuco. Segundo Aline Oliveira, Superintendente do Funcultura, esse processo de inscrição se tornou um problema para os proponentes, que traziam constantes reclamações sobre os custos gerados pelos envios das propostas ou pela impossibilidade de entregar os documentos pessoalmente, principalmente por parte daqueles que residiam em municípios afastados da capital do Estado. Essas limitações reduziam o acesso dos proponentes que não contavam com recursos financeiros para realizar as inscrições, seja presencialmente ou via correios.

  1. Impacto gerado pela falta de modernização dos processos:  

A falta de modernização nos processos também era presente em outras áreas da logística utilizada pela Fundarpe para administrar os editais do Funcultura. A análise das propostas era baseada em um método manual e os dados dos projetos eram digitados, um a um, em uma planilha do Excel. Com o passar dos anos, desde a criação do primeiro edital até hoje, o número de propostas recebidas era cada vez maior, chegando a 1.500 inscrições apenas no ano de 2020. Os indicadores são bons, mas levando em conta que o processo de seleção era manual é possível imaginar que a rotina não era fácil. O esquema de digitação durava cerca de 30 a 45 dias dedicados ao preenchimento dos dados das mais de mil propostas recebidas, o que demandava uma força tarefa exclusiva para a função. 

  1. Queda no número de inscrições nos editais causada pelo cenário de pandemia:  

Os problemas da falta de um processo 100% online e simplificado para facilitar o acesso às inscrições ficaram mais evidente após as mudanças que surgiram no cenário pandêmico.

Em 2019 e 2020, os Editais do Funcultura registraram uma queda significativa na quantidade de propostas recebidas. Por mais que esse tenha sido um cenário comum à outras áreas/organizações da sociedade, a Fundação foi especialmente afetada. Como todo o processo de inscrição era feito de forma presencial ou por correios, o recebimento das propostas foi interrompido e foram necessárias readequações em grande escala, principalmente levando em conta a dimensão da organização, em pleno período de inscrição. Os funcionários responsáveis pelo gerenciamento dos editais do Funcultura precisaram se separar em três polos para receberem as propostas de forma presencial, seguindo as medidas de segurança e demais exigências necessárias.  

“Ano passado (2020), a gente foi questionado sobre a baixa de projetos inscritos. Mas era justamente porque a gente não tinha um sistema. Em pleno início de pandemia, tivemos que nos organizar pra receber os projetos, e usar um sistema de agendamento do Estado, que era usado pelo DETRAN, pra receber o projeto presencialmente, distribuir máscara. Foi problemático!” 

Em um contexto de crise financeira, o recebimento de propostas via correios também sofreu quedas, uma vez que os empreendedores não podiam arcar com os custos de envio de documentos.

  1. Desafios na digitalização da gestão dos editais: 

Em 2017, apostando em uma nova proposta digital, a Fundarpe deu início a criação de uma plataforma própria de seleção com ajuda da Agência de Tecnologia do Estado do Pernambuco. A ferramenta foi baseada em um modelo anterior de edital do Funcultura e contava com um formulário específico para a edição. A ideia não rendeu bons resultados pois, quando a ferramenta estava finalizada, já não atendia às chamadas do Funcultura, uma vez que as constantes mudanças na estrutura dos Editais não foram observadas ao desenvolver a ferramenta. Ou seja, o projeto não funcionou como esperado.

Houve outra tentativa, desta vez por meio do uso de uma plataforma governamental, mas foram encontrados mais desafios do que soluções. As experiências de parceiros próximos que utilizavam a ferramenta apontavam para resultados relativamente positivos, mas a solução não atendia às necessidades de um processo de seleção das dimensões do Funcultura. A plataforma também não contava com uma equipe de suporte para a região, o que foi decisivo para que a Fundarpe desconsiderasse a ferramenta.

Em busca da solução: como otimizar a gestão de editais e simplificar a seleção de projetos?

Ao buscar por uma solução viável aos problemas enfrentados pelo processo de seleção dos projetos do Funcultura, a equipe da Fundarpe partiu para uma pesquisa sobre as formas como os outros estados executavam as políticas de cultura. Os achados foram, conforme Aline Oliveira, Superintendente do Funcultura, que “boa parte dos estados não tinha uma (gestão da) cultura consolidada e fazia os processos ainda por e-mail ou papel. Outros estados contavam com um sistema próprio (como o que a Fundarpe havia tentado desenvolver não deu certo) e, por último, tinha o Espírito Santo, que operava com a Prosas.”

A partir desta descoberta, deu-se início à fase da pesquisa mais aprofundada sobre a Prosas, para se certificar de que a plataforma teria condições de resolver os problemas enfrentados. Aline afirma que, logo de início, foi atraída pelo fato de que outros órgãos públicos, da dimensão da Fundarpe, já estavam com seus processos sendo realizados pela Prosas:

“Uma das primeiras coisas que busquei foi sobre quem eram os clientes da Prosas pra ter um termômetro sobre quão confiável era a plataforma. Daí, quando a gente viu que tinha clientes como Itaú Cultural, Gerdau, Tribunal de Contas da União, Ministério do Meio Ambiente, que já tinham operado com a Prosas, sentimos mais confiança, já que eram também grandes instituições.”

Em matéria publicada pela Folha de Pernambuco, Marcelo Canuto, Presidente da Fundação, também destacou a familiaridade do setor de investimento social com a Prosas como um dos fatores que pesaram na escolha da tecnologia:

“É uma plataforma que, de certa forma, o segmento já tem familiaridade. Pelo tamanho do fundo, precisávamos de uma plataforma que já fosse testada e comprovada por outras fontes”.

Assim, o próximo passo da Fundação foi o contato feito com Bruno Barroso, um dos sócios-fundadores da Prosas, que avançou para a assinatura do contrato em dezembro de 2020 para uso das Ferramentas de Seleção e Monitoramento da plataforma.

A solução para a gestão de editais da Fundarpe

No mesmo mês da assinatura do contrato, no dia 29 de dezembro de 2020, a Fundarpe lançou seu primeiro edital pela Prosas. Aline disse que:

“A Prosas apresentou ferramentas completas para a publicação de editais, recebimento e seleção de propostas, comunicação de pareceristas e proponentes e monitoramento dos projetos aprovados, além de suporte técnico para proponentes.”

A tecnologia da Prosas permite a criação de um formulário de inscrição completo e customizável, de acordo com as necessidades de cada cliente, o que já resolveu, de imediato, os problemas apresentados pela tentativa de criação de uma plataforma própria pela Fundarpe.

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A dificuldade de acesso às formas de inscrição e os impactos gerados pela falta de modernização foram a próxima barreira vencida, já que a Prosas funciona de forma totalmente digital. A ferramenta fica disponível para o recebimento de inscrições durante 24 horas por dia, de forma online e gratuita para os proponentes, o que dinamiza o acesso e quebra algumas barreiras impostas pela inscrição presencial ou via correios.

Aline nos contou sobre um caso que ajuda a materializar esse problema e como foi resolvido:

“Por exemplo, Petrolina fica a 800 km de Recife. Então, ou o produtor ia presencialmente à capital do estado entregar a documentação ou mandava por Sedex. Eles (os proponentes) reclamavam que gastavam, no mínimo, entre 50 e 100 reais pra enviar o projeto, dependendo da distância do município, ou que tinham que se deslocar até Recife, na sede da Fundarpe. Hoje, com a Prosas, isso é mais tranquilo.”

Adaptação da equipe com uma nova ferramenta

A adaptação com a plataforma foi tranquila por parte da equipe da Fundarpe e os problemas encontrados durante o uso da Prosas foram resolvidos, segundo Aline, que disse ter se sentido mais segura ao perceber o ímpeto da equipe para melhorar:

“A gente tem percebido que a equipe realmente tem um empenho de avaliar o que pode ser feito”

A equipe da Fundarpe também foi beneficiada pela tecnologia de dados da Prosas, pois a gestão de informações é instantânea, o que permite a geração de relatórios sobre as inscrições de acordo com as necessidades dos patrocinadores a todo momento. Mais uma vez, dando continuidade às soluções trazidas pela Prosas, a rotina que demandava semanas de dedicação exclusiva à digitação de dados dos proponentes, por exemplo, foi reduzida a um clique:

“Pessoas que poderiam estar produzindo outras coisas, coisas mais importantes, ficavam digitando. Daí a gente levava 1 mês, 1 mês e meio nessa fase, com uma força tarefa só pra digitar. E hoje não, num clique a gente tem essas informações de todos os projetos “

A instantaneidade de geração de dados também forneceu a Fundarpe a possibilidade de gerir as crises e demandas emergenciais, graças ao acompanhamento imediato dos feedbacks dos proponentes e de problemas com o processo de inscrição. Aline Oliveira, superintendente do Funcultura, aponta sobre a importância que a ferramenta de monitoramento terá para acompanhar os projetos, considerando a grande capilaridade dos editais:

“Na ferramenta de monitoramento dos projetos, eu posso fazer o acompanhamento das metas, onde inclui também o diário de bordo dos projetos. Ele funciona da seguinte forma: o proponente pode fazer o repasse em tempo real, enviando vídeos e fotos das ações para que a gente acompanhe daqui, o que hoje é um pouco complicado de se fazer por causa da capilaridade dos editais”.

A conversa direta com a equipe da Prosas durante a implementação da plataforma pela Fundarpe passou, principalmente, pela nossa Equipe de Suporte, responsável por prestar assistência aos proponentes e aos funcionários da Fundação. A disponibilidade de uma equipe atenta às demandas e dificuldades dos editais acabou suprindo outro gargalo identificado: o contato com uma equipe disponível que pudesse ajudar na solução de problemas com a plataforma. A Prosas também gerou benefícios além do esperado, conferindo possibilidades até então nunca obtidas que se destacaram, principalmente, pela nova realidade de trabalho imposta pela pandemia da Covid-19:

“A Prosas permitiu flexibilidade até nos horários e na nossa forma de trabalhar. Antes, a gente ficava restrito ao local de trabalho da instituição, hoje a gente trabalha de qualquer lugar.”

Impacto positivo da parceria Fundarpe e Prosas

A parceria segue dando certo e impactou positivamente no número e qualidade das propostas recebidas pela Fundação:

“Os números mostram que a plataforma tem sido favorável, porque a gente aumentou não só a quantidade de projetos, mas também de pareceristas. A plataforma está sendo usada até pra coisas que a gente não imaginava, como a possibilidade de fazer um processo de votação online. Diminuiu muito o custo pra gente, porque todo esse processo digital era feito fisicamente, circulando o estado receber inscrições de povos distantes, como a população indígena. A qualidade de dados também se tornou mais fácil de ser avaliada” – diz Aline Oliveira.

Entre dezembro de 2020 e abril de 2021, a Fundarpe publicou 14 editais pela Prosas, somando mais de 32 mil visualizações, e garantindo inscrições exclusivamente online que contaram com 2.128 propostas, aumento expressivo em comparação com os anos anteriores. Nesse período, mais de 3.500 novos proponentes de projetos sociais de Pernambuco se cadastraram à plataforma Prosas.

“É uma ferramenta muito segura pra gente poder, em tempo real, tomar, com segurança, algumas decisões que a gente não conseguiria tomar num processo físico.”

 

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A ferramenta foi desenvolvida para solucionar os principais desafios de empresas, organizações do setor público, institutos e fundações que precisam de apoio para selecionar e monitorar projetos.

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