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O processo de criar um bom formulário, seja para editais ou concursos, pode ser uma tarefa difícil. É por meio deste instrumento que o financiador garante que todos os elementos para analisar a proposta e o proponente estarão presentes, minimizando os riscos de selecionar um parceiro inadequado ou fora do perfil desejado. Como garantir que o instrumento criado para coleta de dados é o mais adequado para avaliar os interessados? Qual a melhor linguagem a ser utilizada para o perfil de público com o qual quero interagir?

Pensar em uma disposição de questões capaz de extrair todas as informações necessárias, de forma fluida e estruturada, é um procedimento complexo. Muitas vezes os candidatos são demandados por uma grande quantidade de dados e documentos (com os quais talvez nunca tenham lidado antes), o que torna algo complicado para ambos os lados. Queremos compartilhar alguns dos conhecimentos que já adquirimos de forma a tornar todo o processo mais simples e reduzir possíveis falhas na comunicação e gargalos no fluxo de inscrições.

Um formulário adequado proporcionará uma comunicação mais clara dos objetivos do seu edital e uma jornada mais organizada que poderá atrair uma quantidade muito maior de interessados e, mais importante, aqueles que realmente têm um perfil adequado ao que você busca.

No Prosas, acompanhamos diversos processos de seleção e já ganhamos uma experiência considerável em criação de formulários. Baseado nesse conhecimento, elencamos algumas dicas para você criar um processo de inscrição otimizado e intuitivo.

Ajuste expectativas do proponente ao que a oportunidade oferece
No meio empresarial, existe uma premissa simples quando pensamos em investir (tempo e/ou dinheiro) em algum projeto: deve haver uma balança entre o esforço que será colocado versus a possível recompensa. A mesma lógica pode ser aplicada na criação de formulários, afinal, deve-se solicitar do proponente um custo com certa equivalência ao que você está oferecendo em retorno. Se esse não é o caso, recomendamos que você revise e simplifique o processo de candidatura.

Elimine questões redundantes
Você pode não notar, mas muitos processos de inscrição para editais costumam pedir a mesma informação diversas vezes – isso ocorre principalmente quando o procedimento é composto por muitas fases. Certifique-se de que os dados recolhidos na primeira etapa do processo não tornem a ser pedidos nas próximas. Ao tornar o formulário menos redundante, os proponentes sentirão menos fadiga ao preenchê-lo, tornando a experiência mais agradável.

Foque o formulário no que você precisa saber ao invés do que seria bom saber
Antes de criar o seu formulário, faça um exercício de listar aquelas informações que são essenciais para a sua análise – ou seja, sem as quais você não consegue determinar se aquele é um bom parceiro ou projeto. A partir desse esquema, será mais fácil guiar-se e pensar no esqueleto do seu formulário. Muitas vezes os patrocinadores criam perguntas do tipo “seria bom saber” (ou seja, dados não imprescindíveis), tornando os questionários mais extensos do que o necessário. É muito comum vermos proponentes desistindo do preenchimento de questionários muito extensos e até informações solicitadas sequer serem analisadas pelos avaliadores.

Mantenha uma relação de transparência com os proponentes
Comunique-se com os proponentes nos pontos cruciais do processo – seja por e-mail ou notificações, é importante mantê-lo atualizado sobre o status da sua candidatura. É importante lembrar que eles estão ansiosos para saber se os formulários preenchidos foram recebidos corretamente, se passaram para a próxima fase e quando a decisão final será tomada. Pode ser bem angustiante para os proponentes esperar pelos resultados sem receber atualizações na lacuna de tempo entre a inscrição e o fim do processo seletivo.

Teste a experiência com o formulário antes de publicá-lo
Você já ouviu falar sobre Design UX? A sigla vem do inglês e significa User Experience (Experiência do Usuário). O conceito surge a partir da necessidade de focar na maneira como usuários interagem com produtos e, a partir disso, criar métodos capazes de otimizar sua experiência. Consegue imaginar como esse conceito seria importante na elaboração de um formulário?

Uma maneira fácil de testar a usabilidade de seu formulário é pedir para que pessoas no perfil do público-alvo do edital realizem um “preenchimento-teste”. Assim, é possível que indivíduos com olhares e perspectivas distintas avaliem, a partir de uma experiência prática, a fluidez do processo.

A importância de ter um feedback
Uma boa maneira de saber o que os proponentes acharam do processo de candidatura é perguntar diretamente a eles. Ao final do processo, colha o feedback daqueles que participaram para ter ideias sobre como melhorar em pontos que foram vistos como gargalos. Além disso, você terá uma referência para analisar o impacto real das mudanças que foram implementadas previamente.

O checklist do bom formulário

✓ Seja objetivo, não crie formulários mais extensos do que o necessário. Isso dificulta o preenchimento pelos interessados, podendo ocasionar até mesmo um grande índice de desistências;
✓ Sempre deixe à disposição contatos de e-mail e, se possível, telefone para dúvidas sobre o regulamento e forma de inscrição;
✓ Selecione o prazo final com cautela. O ideal? Dias e horários nos quais há a possibilidade de oferecer suporte aos proponentes que tiverem dúvidas pendentes;
✓ Disponibilize modelos padrão dos documentos e declarações exigidas;
✓ Use nomenclaturas e descrições padronizadas no regulamento e nas perguntas, assim, o proponente não se confundirá.

No Prosas, oferecemos uma plataforma para a gestão completa do seu edital. Com o Prosas, você pode:

  • Tornar o seu processo de seleção mais rápido e eficiente;
  • Centralizar todo o processo de avaliação, convidando os pareceristas internos e externos para analisar as propostas recebidas num painel gerencial online;
  • Divulgar a sua oportunidade para milhares de usuários já cadastrados na plataforma;
  • Monitorar os projetos depois de selecionados.

Quer saber como inserir seu bom formulário em uma ferramenta que ainda otimiza todo o seu processo?